1. Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Usługa umożliwia skuteczne prawnie doręczanie korespondencji pomiędzy podmiotem publicznym (uczelnią) a osobą fizyczną (studentem).

Korespondencja może być doręczana za pośrednictwem:

• PURDE – Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych – ADE, ze skutkiem prawnym),
• PUH – Publicznej Usługi Hybrydowej (korespondencja elektroniczna przekształcana przez operatora w postać papierową i doręczana tradycyjnie).

2. Podstawowe pojęcia

• Dokument elektroniczny – dokument utworzony w postaci cyfrowej (np. wygenerowany plik PDF), możliwy do podpisania podpisem elektronicznym.
• Odwzorowanie cyfrowe – skan lub zdjęcie dokumentu papierowego; nie jest równoważne dokumentowi elektronicznemu podpisanemu elektronicznie.
• ADE (Adres do Doręczeń Elektronicznych) – indywidualny adres umożliwiający odbiór i wysyłkę korespondencji w systemie e-Doręczeń.
• Dowód otrzymania – elektroniczne potwierdzenie doręczenia dokumentu, wywołujące określone skutki prawne.

3. W jaki sposób Student może przesłać dokument do uczelni przez e-Doręczenia?

Studenci mogą kierować pisma do uczelni za pośrednictwem usługi PURDE.
Aby doręczenie było skuteczne prawnie, dokument musi mieć postać elektroniczną i być podpisany podpisem elektronicznym.

Dopuszczalne formy przekazania pisma:

1. Wpisanie pełnej treści pisma w polu „Treść wiadomości” w skrzynce e-Doręczeń, a następnie wybranie opcji „Podpisz i wyślij”.
   W takim przypadku podpis elektroniczny obejmuje treść wiadomości, która będzie widoczna dla pracownika UŁ w dokumencie „Pismo_przewodnie” dołączonym do e-Doręczenia.
2. Dołączenie pliku stanowiącego dokument elektroniczny (np. pliku PDF wygenerowanego elektronicznie), podpisanego jednym z akceptowalnych podpisów elektronicznych (zob. pkt 4).

Uwaga: 

Wpisanie w treści wiadomości jedynie krótkiej informacji, np. „W załączeniu przesyłam oświadczenie o rezygnacji ze studiów”, oraz dołączenie wyłącznie skanu lub zdjęcia podpisanego odręcznie pisma skutkuje nieskutecznym doręczeniem.

Niedopuszczalne formy (nieskuteczne doręczenie):

• skan dokumentu papierowego podpisanego odręcznie,
• zdjęcie dokumentu z podpisem własnoręcznym,
• plik zawierający odwzorowanie cyfrowe podpisu (np. wklejony obraz podpisu),
• dokument elektroniczny bez wymaganego podpisu.

Skan lub zdjęcie dokumentu podpisanego odręcznie nie stanowi dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów i nie wywołuje skutków prawnych właściwych dla e-Doręczeń.

4. Jakie podpisy elektroniczne są akceptowalne?

Dokument kierowany do uczelni powinien być podpisany jednym z poniższych podpisów:

Podpis kwalifikowany

Zaawansowany podpis elektroniczny składany przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu.
Jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Podpis zaufany (Profil Zaufany)

Podpis składany przy użyciu bezpłatnego narzędzia dostępnego w serwisie gov.pl.
Potwierdza tożsamość osoby podpisującej.

Podpis osobisty

Podpis składany przy użyciu e-dowodu (dowodu osobistego z warstwą elektroniczną).

5. Skutki prawne doręczenia

Doręczenie pisma na adres ADE wywołuje skutki prawne:

• w chwili odebrania korespondencji,
• albo po upływie 14 dni od jej wpłynięcia na ADE (nawet jeśli adresat jej nie otworzył- tzw. fikcja doręczenia).

Oznacza to obowiązek regularnego sprawdzania skrzynki doręczeń.

6. Możliwość korzystania z form tradycyjnych

Wprowadzenie e-Doręczeń nie wyklucza możliwości składania dokumentów:

• w formie papierowej (np. za pośrednictwem operatora pocztowego),
• osobiście w uczelni.

Formy tradycyjne pozostają dopuszczalne zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Rekomendacja dla studentów

Zachęcamy studentów do:

• założenia bezpłatnego adresu ADE,
• korzystania z e-Doręczeń jako bezpiecznej i równoważnej prawnie formy korespondencji,
• każdorazowego upewnienia się, że wysyłany dokument ma postać elektroniczną i został prawidłowo podpisany,
• korespondencja wysłana za pomocą PURDE przez osobę fizyczną do podmiotu publicznego jest bezpłatna

8. Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?

Założenie ADE jest:

• bezpłatne,
• dobrowolne (dla osób fizycznych),
• możliwe online poprzez stronę:
  https://www.gov.pl/web/e-doreczenia

Po założeniu adresu Student uzyskuje dostęp do skrzynki doręczeń na swoim koncie w serwisie gov.pl.

W ustawieniach skrzynki można powiązać ADE z adresem e-mail w celu otrzymywania powiadomień o nowej korespondencji. Należy przy tym zwrócić uwagę, żeby był to prywatny adres e-mail Studenta. Nie zaleca się podawania uniwersyteckiego adresu e-mail z uwagi na ograniczenie czasowe działania konta (na czas okresu kształcenia).